Automatisation des processus et intégration de logiciels pour les PME et les cabinets au Québec.
Automatisation des processus pour les PME et les cabinets au Québec : nous relions vos logiciels pour qu'une information saisie une fois se retrouve partout où elle sert. La facture dans QuickBooks Online, Sage 50 ou Acomba, le client dans le CRM, le mandat signé dans DocuSign, et entre les trois, quelqu'un qui recopie : c'est ce temps-là que nous récupérons. Nous travaillons à distance, dans vos propres comptes, après signature d'une entente de confidentialité.
De bons logiciels, une clientèle bilingue, et beaucoup de copier-coller entre les deux
Dans une firme comptable, un cabinet d'avocats ou une firme de recrutement de 10 à 50 personnes, les outils sont souvent bien choisis : QuickBooks Online, Sage 50 ou Acomba pour la comptabilité, Microsoft 365 pour les courriels et les documents, un CRM, la signature électronique. Le temps se perd entre eux : la fiche client recréée dans chaque logiciel, les heures retranscrites avant la facturation, les mêmes courriels rédigés en français puis en anglais selon le client.
Nous relions ce que vous avez déjà, par l'API des logiciels quand elle existe, par des imports et exports programmés sinon, ou par une plateforme d'automatisation. Vos outils actuels restent en service tant que tout n'est pas testé, et nous ne vous faisons pas acheter un nouveau logiciel si celui que vous avez fait l'affaire.
Les tâches que nous automatisons le plus souvent dans une PME québécoise
Nous commençons par ce qui coûte le plus d'heures à l'équipe chaque mois, dans l'ordre que vous validez.
Arrivée d'un nouveau client.
Une seule saisie crée le client dans le CRM et dans le logiciel comptable, prépare la lettre de mission ou le mandat, l'envoie en signature électronique et le classe dès son retour signé.
Gabarits et courriels en français et en anglais.
Chaque client a sa langue de correspondance. Les courriels, rappels et documents partent dans la bonne langue à partir d'un seul gabarit, tenu à jour par votre équipe.
Facturation, TPS et TVQ.
Les factures sont produites à partir des heures ou des mandats approuvés, avec la TPS et la TVQ calculées par votre logiciel comptable, puis envoyées par courriel sans ressaisie.
Rappels de comptes clients.
Les rappels de paiement partent à la bonne date, sur un ton adapté à chaque étape, et s'arrêtent dès que le paiement est inscrit dans la comptabilité.
Pièces justificatives et tenue de livres.
Les pièces envoyées par courriel ou déposées en ligne arrivent dans le logiciel comptable, et l'équipe est avisée dès qu'il en manque pour un client.
CRM, soumissions et mandats.
Prospects, soumissions et mandats signés sont suivis dans le CRM, relié à la comptabilité, pour que les associés sachent d'où viennent les nouveaux clients.
Tableau de bord des associés.
Heures facturables, comptes clients, mandats en cours : les chiffres du mois réunis en dollars canadiens, sans retraitement dans Excel.
QuickBooks Online, Sage 50, Acomba, Microsoft 365, DocuSign ou votre logiciel de gestion de cabinet : presque tout logiciel qui offre une API, un export ou un import peut être relié. S'il vous manque un outil, nous vous aidons à le choisir avant de le relier.
Pour les firmes et les cabinets de 10 à 50 personnes au Québec
Pour qui
Vous dirigez une firme comptable, un cabinet d'avocats, une firme de recrutement ou de services-conseils de 10 à 50 personnes, à Montréal, à Québec, à Laval, à Gatineau, à Sherbrooke ou ailleurs au Québec. Vos logiciels fonctionnent, mais l'équipe passe des heures à recopier d'un outil à l'autre, souvent dans les deux langues.
Loi 25 et renseignements personnels
La Loi 25 exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d'acquisition, de développement ou de refonte d'un système d'information qui touche des renseignements personnels, et avant de les confier à un fournisseur situé à l'extérieur du Québec. Nous indiquons à votre responsable de la protection des renseignements personnels où chaque outil conserve les données; l'évaluation et les décisions lui reviennent. Nous ne donnons pas d'avis juridique.
À distance, sur vos heures de bureau
Flow Mesh n'a pas de bureau au Canada. Nous travaillons à distance, en visioconférence et dans vos comptes, et nous calons les rendez-vous sur vos heures de bureau. Nicolas Blassel, cofondateur, mène lui-même chaque mandat en français.
Quand ce n'est pas utile
Pour une petite équipe qui travaille dans QuickBooks Online et une boîte de courriels, un projet d'intégration serait disproportionné. Écrivez-nous quand même : au premier échange, nous vous dirons s'il y a réellement du temps à récupérer.
Vous ne savez pas quels logiciels conserver?
Avant de relier quoi que ce soit, l'audit indique pour chaque logiciel s'il faut le conserver, le paramétrer, le regrouper avec un autre ou le remplacer. Vous ne payez donc jamais la liaison d'un outil appelé à disparaître. Voir l'audit →
Un spécialiste à vos côtés, du premier échange à la mise en service.
Nicolas Blassel, cofondateur
Je développe des logiciels depuis 2007 et, depuis 2017, je travaille surtout sur les flux de données : ce qui fait passer une information d'un système à l'autre sans erreur. Dans les cabinets, je fais presque toujours le même constat. Le problème vient rarement des logiciels eux-mêmes : ils ont été installés sans être paramétrés pour le cabinet, et l'information se perd entre eux.
Nicolas Blassel
En savoir plus sur moiComment se déroule un mandat, entièrement à distance
Premier échange
En visioconférence avec Nicolas Blassel, cofondateur, vous passez en revue vos logiciels, votre clientèle francophone et anglophone, et les ressaisies qui coûtent le plus. Aucun renseignement confidentiel n'est demandé à ce stade.
Entente de confidentialité, puis audit cadré par écrit
Nous signons l'entente de confidentialité avant tout accès à vos systèmes. Le périmètre de l'audit est fixé par écrit avant de commencer.
Audit dans vos comptes
Nous suivons le parcours d'un dossier dans la firme et passons en revue chaque outil. Pour chacun, vous recevez une recommandation : le conserver, le paramétrer, le regrouper avec un autre ou le remplacer.
Soumission écrite, puis construction
Nous chiffrons par écrit les liaisons et automatisations retenues. Après votre accord, nous les construisons dans vos propres comptes, pendant que l'équipe continue de travailler comme d'habitude.
Tests et mise en service
Nous testons sur vos données réelles, en français et en anglais, montants de TPS et de TVQ compris. La mise en service se fait à la date que vous choisissez, en dehors des fins de mois et de la période des impôts.
Assistance après la mise en service
Trente jours pour corriger tout ce qui se dérègle, puis un accompagnement mensuel si vous le souhaitez.
Des liaisons testées en français et en anglais, documentées et suivies pendant 30 jours
Ce que nous avons automatisé dans des cabinets comme le vôtre.
Cabinet de conseil · 5 à 12 personnes · États-Unis
Audit, puis intégration · 5 semaines
Les prospects étaient suivis dans des tableurs et les notes de projet étaient éparpillées dans l'équipe. Les e-mails envoyés à l'arrivée d'un nouveau client partaient à la main et les relances étaient souvent oubliées, ce qui freinait la croissance.
Tout le suivi des prospects se fait désormais dans le CRM, les e-mails d'arrivée des nouveaux clients partent automatiquement et les documents sont réunis dans un seul espace. Environ 20 heures par mois récupérées pour l'équipe. Taux de conversion prospect-client en hausse de 38 %.
Cabinet d'expertise comptable · France
Audit, puis intégration
L'entrée en relation d'un nouveau client mobilisait quatre à six outils qui ne communiquaient pas entre eux. Les associés ressaisissaient eux-mêmes les données financières, les lettres de mission et les pièces justificatives étaient éparpillées, et les reportings prenaient du retard faute de données réunies. Les déclarations sociales, la TVA et le bilan ne laissent pourtant aucune place à l'erreur.
À l'entrée en relation, une seule saisie génère la lettre de mission, crée le dossier du client et ouvre les premières tâches de l'équipe. Les pièces justificatives sont classées automatiquement.
Tous les clients présentés ici ont signé un accord de confidentialité avec Flow Mesh. Chaque mission est décrite uniquement par secteur, taille et résultat. Le nom des clients, les logiciels qu'ils utilisent et tout détail permettant de les identifier ne sont pas communiqués.
Questions fréquentes des PME et des cabinets québécois
Un premier appel pour voir ce que vos logiciels pourraient faire ensemble.
Vous parlez directement avec Nicolas Blassel, cofondateur, en français et en visioconférence, à une heure qui convient à votre bureau. À la fin de l'appel, vous savez si un audit vaut la peine pour votre firme.
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