Automatisation et intégration de logiciels pour les fiduciaires et les cabinets au Luxembourg.
Automatisation et intégration de logiciels pour les fiduciaires et les cabinets au Luxembourg : nous relions la comptabilité, le CRM, la messagerie et la gestion documentaire pour qu'une information ne soit saisie qu'une seule fois. Dans une équipe qui travaille en français, en allemand et en anglais, les mêmes données passent sinon par plusieurs mains et les mêmes courriers existent en trois versions. Nous travaillons à distance, dans vos propres comptes, après signature d'un accord de confidentialité.
Une équipe multilingue, des clients exigeants, et des données recopiées d'un logiciel à l'autre
Dans une fiduciaire ou un cabinet luxembourgeois, une même journée passe souvent par trois langues : un mandant qui écrit en allemand, un dossier rédigé en français, un rapport que l'actionnaire étranger veut en anglais. Les logiciels suivent rarement ce rythme. La fiche client est créée dans la comptabilité, recréée dans le CRM, complétée dans un tableau de suivi KYC, et les modèles de lettres existent en plusieurs versions que personne ne met à jour en même temps.
Nous partons de ce que vous utilisez déjà : Microsoft 365 ou Google Workspace, votre logiciel comptable, votre CRM, votre outil de signature électronique. Nous les relions par leur API quand elle existe, par des imports et exports programmés sinon, ou par une plateforme d'automatisation. Vos outils actuels restent en service tant que tout n'est pas testé.
Les tâches qui reviennent chaque mois dans une fiduciaire ou un cabinet
Nous commençons par les ressaisies qui coûtent le plus d'heures à l'équipe, puis nous avançons dans l'ordre que vous validez.
Entrée en relation et dossier KYC.
À l'acceptation d'un nouveau client, une seule saisie crée sa fiche dans vos logiciels, prépare la liste des documents d'identification à demander et ouvre le dossier au bon endroit. L'analyse du dossier et la décision restent celles de votre équipe.
Courriers en français, en allemand ou en anglais.
Lettre de mission, demande de pièces ou relance : chaque courrier part dans la langue de correspondance enregistrée pour le client, à partir d'un seul modèle tenu à jour.
Pièces manquantes avant les échéances.
Les relances aux mandants pour les justificatifs partent avant les déclarations TVA et les clôtures, et l'équipe voit d'un coup d'œil quels dossiers prennent du retard.
Comptabilité et facturation.
Factures, encaissements et pièces arrivent dans le logiciel comptable sans export de fin de mois. Si vous travaillez pour des organismes publics, nous relions aussi votre facturation à votre accès Peppol.
Arrivée et départ des collaborateurs.
Comptes Microsoft 365 ou Google Workspace, accès aux logiciels, documents à signer : l'arrivée d'un collaborateur, frontalier ou résident, suit la même liste à chaque fois, et ses accès sont retirés le jour de son départ.
CRM et suivi des mandats.
Prospects, mandats signés et renouvellements sont suivis dans le CRM, relié à la comptabilité, pour que les associés sachent quels clients demandent le plus de temps.
Chiffres du mois pour les associés.
Heures facturables, honoraires en attente, dossiers ouverts : les chiffres que les associés demandent, réunis chaque mois sans retraitement sur Excel.
Presque tout logiciel qui propose une API, un export ou un import peut être relié : Microsoft 365, Google Workspace, logiciel comptable, CRM, gestion documentaire, signature électronique. S'il vous manque un outil, nous vous aidons à le choisir avant de le relier.
Pour les fiduciaires, cabinets et family offices de 10 à 50 personnes
Pour qui
Vous dirigez une fiduciaire, un cabinet d'avocats, un family office, un gestionnaire de fonds ou un cabinet de conseil de 10 à 50 personnes, à Luxembourg-Ville, à Esch-sur-Alzette ou ailleurs dans le Grand-Duché. L'équipe travaille en plusieurs langues, une partie vient chaque jour de France, de Belgique ou d'Allemagne, et trop d'heures partent dans les ressaisies.
Confidentialité et RGPD
Nous signons un accord de confidentialité avant tout accès, puis nous travaillons dans vos propres comptes, avec les droits que vous nous accordez et que vous pouvez retirer à tout moment. Nous vérifions avec vous où chaque logiciel héberge les données, pour que vous décidiez en connaissance de cause au regard du RGPD, dont la CNPD contrôle l'application au Luxembourg. Nous ne donnons pas d'avis juridique.
À distance, en français
Flow Mesh n'a pas de bureau au Luxembourg. Nous travaillons à distance, en visioconférence et dans vos comptes, et Nicolas Blassel, cofondateur, mène lui-même chaque mission en français. Les modèles que nous automatisons restent dans les langues de vos clients, et c'est votre équipe qui en fixe le texte.
Quand ce n'est pas utile
Si le cabinet compte quelques personnes et travaille dans un seul logiciel bien paramétré, un projet d'intégration serait disproportionné. Écrivez-nous quand même : lors du premier échange, nous vous dirons s'il y a réellement du temps à récupérer.
Vous ne savez pas quels logiciels conserver ?
Avant de relier quoi que ce soit, l'audit indique pour chaque logiciel s'il faut le conserver, le paramétrer, le regrouper avec un autre ou le remplacer. Vous ne payez donc jamais la liaison d'un outil appelé à disparaître. Voir l'audit →
Un spécialiste à vos côtés, du premier échange à la mise en service.
Nicolas Blassel, cofondateur
Je développe des logiciels depuis 2007 et, depuis 2017, je travaille surtout sur les flux de données : ce qui fait passer une information d'un système à l'autre sans erreur. Dans les cabinets, je fais presque toujours le même constat. Le problème vient rarement des logiciels eux-mêmes : ils ont été installés sans être paramétrés pour le cabinet, et l'information se perd entre eux.
Nicolas Blassel
En savoir plus sur moiComment se déroule une mission, entièrement à distance
Premier échange
En visioconférence avec Nicolas Blassel, cofondateur, vous passez en revue vos logiciels, vos langues de travail et les ressaisies qui coûtent le plus. Aucune donnée confidentielle n'est demandée à ce stade.
Accord de confidentialité, puis audit cadré par écrit
Nous signons l'accord de confidentialité avant tout accès à vos systèmes. Le périmètre de l'audit est fixé par écrit avant de commencer.
Audit dans vos comptes
Nous suivons le parcours d'un dossier dans le cabinet et passons en revue chaque outil. Pour chacun, vous recevez une recommandation : le conserver, le paramétrer, le regrouper avec un autre ou le remplacer.
Devis écrit, puis construction
Nous chiffrons par écrit les liaisons et automatisations retenues. Après votre accord, nous les construisons dans vos propres comptes, pendant que l'équipe continue de travailler comme d'habitude.
Tests et bascule
Nous testons sur vos données réelles, dans chaque langue utilisée, puis la bascule se fait à la date que vous choisissez, en dehors des clôtures et des échéances TVA.
Assistance après la mise en service
Trente jours pour corriger tout ce qui se dérègle, puis un accompagnement mensuel si vous le souhaitez.
Des liaisons testées dans chaque langue, documentées et suivies pendant 30 jours
Ce que nous avons automatisé dans des cabinets comme le vôtre.
Cabinet d'expertise comptable · France
Audit, puis intégration
L'entrée en relation d'un nouveau client mobilisait quatre à six outils qui ne communiquaient pas entre eux. Les associés ressaisissaient eux-mêmes les données financières, les lettres de mission et les pièces justificatives étaient éparpillées, et les reportings prenaient du retard faute de données réunies. Les déclarations sociales, la TVA et le bilan ne laissent pourtant aucune place à l'erreur.
À l'entrée en relation, une seule saisie génère la lettre de mission, crée le dossier du client et ouvre les premières tâches de l'équipe. Les pièces justificatives sont classées automatiquement.
Cabinet d'avocats · France
Audit, puis automatisation
Chaque pôle avait son propre formulaire d'ouverture de dossier, et chaque dossier était ressaisi dans trois ou quatre systèmes. Les contacts issus des annuaires juridiques n'étaient pas suivis, et les lettres de mission tardaient, ce qui retardait la facturation.
Un seul formulaire d'ouverture de dossier alimente les deux outils principaux du cabinet. Les contacts des annuaires arrivent d'eux-mêmes, et les lettres de mission sont générées et classées immédiatement dans la messagerie du cabinet.
Tous les clients présentés ici ont signé un accord de confidentialité avec Flow Mesh. Chaque mission est décrite uniquement par secteur, taille et résultat. Le nom des clients, les logiciels qu'ils utilisent et tout détail permettant de les identifier ne sont pas communiqués.
Questions fréquentes des fiduciaires et cabinets luxembourgeois
Un premier échange pour savoir par quelle ressaisie commencer.
Vous échangez directement avec Nicolas Blassel, cofondateur, en français et en visioconférence. À la fin de la conversation, vous savez si un audit vaut la peine pour votre cabinet.
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